普段生活している中ではまず聞かない単語「アポスティーユ」
海外のビザ(入国査証)申請や海外に住んでいる方は聞いたことがあるのではないでしょうか。この記事では、アポスティーユの申請について解説します。アポスティーユが必要だと言われどうしたら良いのか困っている方はぜひ最後までご覧ください。
アポスティーユとは
まずはじめに、外務省のHPによりますと、アポスティーユとは公文書に対する外務省の証明のことを指します。
公印確認，アポスティーユは，どちらも日本の官公署，自治体等が発行する公文書に対する外務省の証明のことです。外国での各種手続き（婚姻・離婚・出生，査証取得，会社設立，不動産購入など）のために日本の公文書を提出する必要が生じ，その提出先機関から，外務省の証明を取得するよう求められた場合，また日本にある提出先国の大使館・（総）領事館の領事による認証（＝領事認証）取得に際して要求された場合に必要になります。よって，外国の提出機関あるいは駐日大使館・（総）領事館が求めている場合のみ申請をして頂くことになります。
外務省
https://www.mofa.go.jp/mofaj/toko/page22_000548.html
日本で住んでいても、何かに登録したりするのに住民票や戸籍謄本、印鑑証明など、市役所や国が出してくれる証明書を提出しなければならないことがあるかと思います。
もちろん、海外に住んだり、外国の不動産を買ったり、海外で会社を作ったりする場合でもそのような証明書が必要となります。
しかし外国の人からすると、日本の市役所で出された、日本語で記載された戸籍謄本を持って来られても、それが正しいかどうかが分かりません。(逆を想像してみると気持ちが分かると思います)
そこで日本の外務省が、その正しさを証明することでスムーズに外国の機関が書類の正当性を確認できるようにしたのが、アポスティーユです。
厳密に言うと、公印確認とアポスティーユの２つがありますが、この違いは「外国公文書の認証を不要とする条約（ハーグ条約）」の締約国かどうかで分かれるとだけ頭に入れておいてください。(締結国の場合はアポスティーユ)
アポスティーユの申請方法
申請の流れ
アポスティーユの申請方法はいたって簡単です。
外務省のHPにも詳しく説明されていますが、
- アポスティーユの必要な書類の原本を取得する
- アポスティーユ申請書の記載
- アポスティーユ申請書と原本を外務省証明班に提出
の3ステップで完了します。(費用はかかりません)
ただし、注意しなければならないことがあります。
ひとつは、アポスティーユを取得できる書類には決まりがあること。
どんな書類にもできるわけではなく、アポスティーユのもらえるものともらえないものがあります。詳しくは外務省のHPでご確認ください。
もうひとつは、発行日より3ヶ月以内の書類でないといけないこと。
そして最後は、原本がホチキスなどで留められている場合、必ず外さずに交付された時の状態で提出することです。ホチキスで留めたくなったり、外したくなったりする気持ちは分かりますが、くれぐれも何も手を加えないようにしましょう。
申請書の書き方
申請書は1枚もので、先ほどからの外務省HPよりダウンロードできます。
記入例のファイル(さすが外務省さん、丁寧です)についても一緒にダウンロードして確認しながら記載しましょう。
記載事項は以下の通りです。代理申請も可能です。代理申請をする場合はHPにある委任状も記載して一緒に送るようにしましょう。
- 申請者の名前
- 電話番号
- 証明が必要な人の名前
- 提出国先名
- 使用目的
- 書類の種類
- 発行者の肩書(書類に書いてある通り記載)
- 発行者の氏名(書類に書いてある通り記載)
- 発行年月日(書類に書いてある通り記載)
- 申請部数
実際の申請の流れ【体験談】
私はフランスのビザ申請に戸籍謄本が必要でしたので、戸籍謄本に対してアポスティーユを申請しました。
電話でも問い合わせましたが、提出先は東京と大阪分室があり、どちらで申請をしても特に差はないとのことです。※2022年8月時点で東京は郵送申請のみ。大阪は来館申請もできるが、渡すのは結局郵送になるようです。返却用の封筒も一緒に入れましょう。
郵送にかかる時間も正直あまり変わりませんが、私は西日本住みなので大阪に郵送しました。
申請は特に難しいこともなく、郵送した日から3日後にはアポスティーユ付きのものが届きました。
届いたものはというと、元の戸籍謄本に、Certified(認証済み)と書いて外務省のハンコを押した付箋のようなもの(A4より一回りくらい小さな紙)を1枚、どこかのページにホチキスで付けてくれていました。
まとめ
アポスティーユについて説明しましたがいかがでしたでしょうか。復習すると、
・アポスティーユは海外に日本の公文書(戸籍謄本、登記簿など)を提出する際に必要な、外務省の認証
・アポスティーユの申請、取得は簡単かつ無料で行える
・申請してから数日(目安は4開庁日)で認証を受けることができる
外国への書類提出が必要な場合はアポスティーユが必要な可能性がありますので、事前に提出先の情報を確認し、スムーズに全ての申請が行えるよう、準備しましょう！
